IBF

Bauteile und Produkte greifen, bewegen oder positionieren: Dafür kommt in Produktionsanlagen häufig Automatisierungstechnik des Pneumatik-Herstellers Festo zum Einsatz. Die passenden Komponenten vom Antrieb bis zum Ventil können Ingenieure bequem im Online-Shop von IBF bestellen. Als offizieller Partner vertreibt der Automatisierungsspezialist das gesamte Festo-Sortiment aus über 30.000 Produkten. Die rund 2.500 aktiven Kunden freuen sich nicht nur über eine schnelle Lieferzeit, sondern lassen sich auch gern von den dedizierten Expertenteams beraten.

Heute wird das 1964 gegründete Unternehmen mit Sitz in Freudenberg in dritter Generation familiengeführt. Neben dem Festo-Großhandel entwickelt IBF auch individuelle Anlagen nach Kundenwünschen. Der Sondermaschinenbau am Standort Hommerswiese wurde im Jahr 2015 aus organisatorischen Gründen in eine eigenständige Firma überführt. Gemeinsam beschäftigen die IBF GmbH und die IBF Automation GmbH etwa 48 Mitarbeiter.

Ein Carve-out ist immer eine gute Gelegenheit, um bestehende Systeme und Prozesse zu überprüfen. So auch bei IBF. Nach der Ausgliederung der IBF Automation GmbH zeigte sich, dass das bisherige ERP für die Anforderungen im Sondermaschinenbau nicht geeignet war. Bei der Auswahl des künftigen ERP-Systems ließ sich die Unternehmensgruppe von der Uni Siegen beraten. IBF beschloss anschließend, in beiden Unternehmen Sage b7 als neues System einzuführen. Dadurch musste auch die Finanzbuchhaltung (FiBu) abgelöst werden, denn diese war an das alte ERP gekoppelt. Für das Dokumentenmanagement setzt IBF außerdem seit vielen Jahren DocuWare ein, bisher aber nur als elektronisches Archivsystem. Viele Prozesse in der Buchhaltung liefen noch manuell in Papierform ab. Außerdem fehlte eine auf Knopfdruck erhältliche und einheitlich strukturierte Übersicht, welche Zahlungen noch ausstanden oder welches Projekt welche Kosten verursachte.

Mit der Einführung einer neuen Buchhaltungssoftware wollte IBF das gesamte Rechnungswesen digitalisieren. Da Sage b7 über keine integrierte FiBu verfügt, suchte man nach einer Lösung, die gut mit dem ERP-System und DocuWare zusammenarbeitet und sowohl für den technischen Handel als auch den Anlagenbau geeignet ist. Am Ende fiel die Wahl auf syska ProFi – eine Buchhaltungssoftware, die speziell den Mittelstand adressiert. Als Integrationspartner engagierte IBF die Experten von fescon. Denn: „Wir sind über den Sage-Partner Aventum auf fescon gestoßen“, sagt Lisa Wäschenbach, Leiterin der ERP-Einführung bei IBF. „Da die beiden schon oft zusammengearbeitet haben, konnten wir sicher sein, dass das Zusammenspiel zwischen den Systemen gut funktionieren wird.“

Zunächst analysierte fescon die Ist-Situation, identifizierte Pain Points und ermittelte, welche Verbesserungen sich IBF von der neuen FiBu wünschte. Dabei gingen die Experten ganzheitlich vor. Von großem Vorteil war hier, dass fescon gleichzeitig offizieller DocuWare-Partner ist und dadurch Optimierungspotenzial systemübergreifend aufdecken kann. „fescon hat uns viele Möglichkeiten im Zusammenspiel mit DocuWare aufgezeigt, die wir so noch gar nicht kannten“, freut sich Lisa Wäschenbach. „Bei der Umsetzung der Vorschläge hat der Projektleiter Dietrich Seibel direkt mit unserem DocuWare-Dienstleister zusammengearbeitet. Durch diese kurzen Wege ging keine Information verloren.“

Ein großes Thema war zum Beispiel der Vorkassenprozess. Bisher wurde lediglich eine Auftragsbestätigung generiert, die dann als Beleg diente. Die Buchhaltung musste anschließend manuell prüfen, in welchem Status sich der Auftrag befand und ob der Kunde bezahlt hatte. fescon überarbeitete den Prozess und entwickelte ein Dashboard. Heute werden Vorkasserechnungen im ERP-System geschrieben und in syska ProFi als offene Posten eingetragen. Sobald die Zahlung eingegangen ist, wird der Auftrag im ERP-System zur weiteren Bearbeitung oder zur Lieferung freigegeben. Mit der Schlussrechnung schließt der Prozess auch in syska ProFi korrekt ab. Mahnungen werden automatisch per E-Mail verschickt und Belege rechtssicher ohne Medienbrüche archiviert. Im Dashboard behält die Buchhaltung jederzeit alles im Blick.

Dank der neuen Lösung und individuellen Beratung durch fescon spart IBF Zeit und Kosten. Neben der Vorkassenrechnung hat das Unternehmen viele weitere Prozesse optimiert und neue Funktionen eingeführt. In einem Controlling-Dashboard kann die Geschäftsleitung jetzt zum Beispiel wichtige Kennzahlen selbst abrufen. Kosten werden den jeweiligen Projekten zugeordnet. Eingangsrechnungen müssen nicht mehr ausgedruckt werden, sondern laufen per E-Mail in DocuWare ein und werden direkt von dort gebucht. „Durch weitere Umstrukturierungen konnten wir zusätzliche Arbeitserleichterungen schaffen: unter anderem eine DATEV-Schnittstelle, die die Arbeiten im Jahresabschluss deutlich erleichtern“, erklärt Tanja Dangendorf, Finanzbuchhalterin bei IBF.

Lisa Wäschenbach erklärt: „Dank der Beratung von Dietrich Seibel haben wir unsere Prozesse an zentraler Stelle verbessert.“ Nicht nur schulte fescon die IBF-Mitarbeiter während der Einführung auf dem neuen System. Auch im anschließenden Betrieb standen die Experten noch für Fragen bereit und unterstützten mit Rat und Tat. „Alle waren jederzeit für uns erreichbar. Wir haben immer ganz schnell Rückmeldung bekommen und uns wirklich super aufgehoben und betreut gefühlt. Selbst bei anfänglichen Fragen in einfachen Prozessen hat uns fescon sofort weitergeholfen“, lobt Tanja Dangendorf.