Kundenprofil
Das IDOS – German Institute of Development and Sustainability – ist ein wissenschaftliches Forschungsinstitut und Think Tank mit Sitz in Bonn. 1964 gegründet, widmet es sich heute der anwendungsorientierten Forschung, der Politikberatung sowie der Wissenskooperation und Ausbildung im Bereich Nachhaltigkeit und Entwicklung. Rund zwei Drittel der etwa 200 Beschäftigten sind Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler. Als gemeinnützige GmbH wird das Institut durch das Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) sowie als Mitglied der Johannes-Rau-Forschungsgemeinschaft durch das Land Nordrhein-Westfalen institutionell gefördert.
Ausgangslage
Als gemeinnützige GmbH hat IDOS in der Buchhaltung besondere Anforderungen, die sich mit Standardsoftware nicht abbilden lassen. Einerseits ist das Institut verpflichtet, einen handelsrechtlichen Jahresabschluss nach HGB zu erstellen. Gleichzeitig muss es gegenüber seinen öffentlichen Geldgebern nach kameralen Prinzipien Rechenschaft ablegen. Dafür benötigt IDOS ein System, das Doppik-basierte Finanzbuchhaltung mit kameralem Reporting kombiniert und dabei gleichzeitig die unterschiedlich steuerlich zu bewertenden Einkommenssphären einer gemeinnützigen Gesellschaft berücksichtigt. Eine weitere Herausforderung war die Einführung der E-Rechnung. Seit November 2019 sind Organe der mittelbaren Bundesverwaltung verpflichtet, XRechnungen zu empfangen und GoBD-konform zu archivieren.
Zielsetzung
Konkret wollte IDOS drei Herausforderungen lösen: die Buchhaltungssoftware enventa ProFi fit für das hybride Reporting machen, ein Dokumentenmanagementsystem für den digitalen Rechnungsworkflow einführen sowie ein Reporting-Tool schaffen, um Kostenstellenverantwortlichen jederzeit einen verlässlichen Überblick über Projekteinnahmen und -ausgaben zu ermöglichen. Dafür sollten Projektkoordinator*innen Zugriff auf die Finanzdaten erhalten, ohne direkt im Buchhaltungssystem zu arbeiten. Um diese Ziele zu erreichen, benötigte IDOS einen Dienstleister an seiner Seite, der die Komplexität eines öffentlich finanzierten Forschungsinstituts versteht und mitdenkt.
Umsetzung
fescon hat IDOS dabei unterstützt, enventa ProFi so zu konfigurieren, dass die Software sowohl die Doppik-Buchhaltung als auch das kamerale Reporting abbildet. Als Basis dient die handelsrechtliche Finanzbuchhaltung. Aus der Kostenrechnung wird dann das kamerale Reporting generiert. Dafür filtert das System nicht zahlungswirksame Buchungsvorgänge heraus, sodass nur zahlungswirksame Einnahmen und Ausgaben einfließen. So sind zum Beispiel Rückstellungen, die im Rahmen des Jahresabschlusses in der Finanzbuchhaltung getätigt werden, für den kameralen Abschluss irrelevant. Eine jährliche Überleitungsrechnung macht die Unterschiede für interne Zwecke und externe Prüfer transparent. Darüber hinaus hat fescon individuelle Steuerschlüssel und Steuerautomatiken angelegt, die die differenzierte Umsatzsteuerbehandlung von IDOS korrekt abbilden. „fescon hat ein hohes Verständnis für die Praxis, aber auch für die Theorie – und hat uns sehr pragmatisch und tatkräftig unterstützt“, sagt Jörg Volberg, Bilanzbuchhalter bei IDOS.
Für die Umsetzung des aus der E-Rechnungspflicht entstandenen Wunsches nach einem rein digitalen Rechnungseingangsprozess begleitete fescon die Einführung von DocuWare und entwickelte gemeinsam mit IDOS einen Workflow, der alle Eingangskanäle integriert: das Bundesportal OZG-RE, E-Mails und klassische Postsendungen. Ab Januar 2022 war der gesamte Rechnungseingang digitalisiert. Anschließend folgte der Rechnungsausgang. „Für uns war es ein großer Vorteil, dass fescon sowohl enventa- als auch DocuWare-Partner ist und unsere Prozesse seit vielen Jahren kennt“, sagt Jörg Volberg. „So konnten wir sofort in die konkrete Planung und Umsetzung einsteigen.“ Um Projektkoordinator*innen das Controlling ihrer Projekte und die Vorbereitung von Verwendungsnachweisen zu erleichtern, hatte fescon bereits vor vielen Jahren ein eigenes Tool für IDOS programmiert. Dieses sollte jetzt technisch abgelöst werden. Ein direkter Zugang zur Buchhaltungssoftware schied aus – wegen fehlender Möglichkeiten zur differenzierten Rechtevergabe in enventa ProFi und aufgrund der mit einer Vielzahl an Einzellizenzen verbundenen Kosten. fescon hat daher ein neues Reporting-Tool entwickelt: auf Basis einer BI-Datenbank, die sowohl enventa ProFi als auch eine Access-Projektdatenbank und DocuWare miteinander verknüpft. Dafür nutzte fescon die ohnehin vorhandenen Microsoft-Serverlizenzen und vermied so zusätzliche Software- und Wartungskosten. „fescon ist ein Partner, der sehr auf Wirtschaftlichkeit achtet und nicht einfach irgendwas verkaufen will. Die Experten sehen sich genau an, was das Problem ist, und finden dann eine bedarfsgerechte Lösung. Mit einem pragmatischen Ansatz, der über den Standard eines Softwarehauses hinausgeht“, beschreibt Jörg Volberg.
Besonderheit
Was die Zusammenarbeit mit fescon aus Sicht von IDOS besonders auszeichnet, ist die Qualität des Austauschs. „Man unterhält sich wirklich auf Augenhöhe mit Ansprechpartnern, die mitdenken und vorausdenken“, sagt Birgit Sandow, Bereichsleitung Finanzen bei IDOS. „Wir arbeiten sehr konstruktiv zusammen.“ fescon versteht die spezifischen Anforderungen des Instituts, bringt eigene Ideen ein und prüft konsequent, welche Anforderungen mit vorhandenen Mitteln wirtschaftlich gelöst werden können.
Ergebnis
Der digitale Rechnungsworkflow hat die Prozessgeschwindigkeit und -transparenz deutlich erhöht: Rechnungen werden schneller freigegeben, der Bearbeitungsstatus ist jederzeit einsehbar und die Nachverfolgung physischer Umlaufmappen entfällt. Wenn Rechnungen eingehen, werden Stammdaten und Rechnungsdaten automatisch ins System übernommen. Außerdem reduziert das neue Reporting-Tool Medienbrüche spürbar: Finanzzahlen, Projektdaten und Belege sind zentral an einem Ort verfügbar. Während Mitarbeiter*innen früher zwischen verschiedenen Systemen hin- und herwechseln mussten, können sie jetzt alle Buchungen zu einem Projekt direkt einsehen und sich die entsprechenden Belege anzeigen lassen.
Ausblick
Mittlerweile hat IDOS weitere DocuWare-Module angeschafft, darunter das Vertragsarchiv und DocuWare Forms zur eigenständigen Erstellung digitaler Formulare. Das neue Reporting-Tool befindet sich im Rollout und wird kontinuierlich weiterentwickelt. fescon begleitet die Schritte zur weiteren Digitalisierung von Buchhaltungs- und Freigabeprozessen als fester Partner – mit dem tiefen Prozessverständnis, das aus langjähriger Zusammenarbeit gewachsen ist.
